在庫管理において、商品ロスや欠品を防ぎ、適切な数量を管理することは容易ではありません。抱えすぎてしまうと、無駄なコストをかけたことになってしまったり、減らしすぎてしまうと、販売機会の逃してしまったりなど、在庫管理でお悩みを抱えるご担当者様も多いのではないでしょうか。

今回は、業務の効率化や適切な管理を目的とした「かんばん方式(看板方式)」について、ジャスト・イン・タイムとの違い、在庫管理やプロジェクト管理における運用方法、導入における前提、メリット、デメリットなどをご紹介します。

かんばん方式とは

かんばん方式とは、「必要なものを、必要なときに、必要な量だけつくる」という、トヨタ自動車株式会社が開発した、一種の生産管理方式です。

「カンバン」とは、製品の生産過程において「いつ、どこで、なにを、どのくらい、どのように、もしくはどのような順序で使用するのか」を明記した、作業に関する具体的な指示書を意味します。
かんばんは、「仕掛けかんばん」「引き取りかんばん」「特殊かんばん」の大きく3つに分けることができ、生産工程によって名称が異なります。

仕掛けかんばんとは、「必要な分を生産する」前工程での名称です。現場では、仕掛けかんばんに明記された指示に基づいて、生産を行います。
引き取りかんばんとは、「必要な分を運搬する」後工程での名称で、前工程にて生産が完了すると、仕掛けかんばんが取り外され、新たに引き取りかんばんが貼付されます。

特殊かんばんとは、その名の通り、通常の作業フローや生産量、手法などとは異なる、特殊なケースで作業を行う際に用いられます。仕掛けかんばんや引き取りかんばんは、繰り返し貼付されるのに対し、特殊かんばんは、必要なときのみ一時的に発行されます。

ジャスト・イン・タイム(JIT・リーン)生産方式とのちがい

かんばん方式と同様、トヨタ自動車株式会社によって生み出された「ジャスト・イン・タイム(JIT、リーン)生産方式」とのちがいについてご紹介します。

ジャスト・イン・タイム生産方式とは、「必要なものを、必要なときに、必要な量だけつくる」という生産方式です。物や時間、リソースを徹底的に管理することで、生産過程で発生する無駄を省き、生産効率の向上を目指します。

同一のコンセプトを掲げるかんばん方式との違いとして、両者の関係性が挙げられます。つまり、ジャスト・イン・タイム生産方式を実現するうえで、情報管理を目的とした「手段」として位置するのが「かんばん方式」となります。したがって、ジャスト・イン・タイムは、生産における効率化を図るという目的、かんばん方式は目的達成のための手段であるといえます。

在庫管理における「かんばん方式」の運用とは

在庫管理において、発注業務にて「かんばん方式」を運用することができます。
とりわけ小売業における発注方法は「定期発注点方式」「定量発注点方式」に分けることができます。前者では、在庫状況にかかわらず、特定の期間を設定し、定期的に発注を行います。それに対し、後者では、発注時期を問わず、保有する在庫量が、事前に指定した最小値を下回った際に、適宜発注を行います。

かんばん方式は、後者の定量発注点方式に分類され、「必要なものを、必要なときに、必要な量だけ」調達することができます。すなわち、発注作業における無駄や漏れの発生を未然に防ぎます。
現場における実際の在庫数や量を基準に、発注ポイントをあらかじめ設定しておくことで、余剰在庫やそれによる商品の廃棄、もしくは欠品状態の防止を実現することができます。さらに、適切な在庫数の維持だけでなく、発注作業のし忘れや重複など、人的ミスを防ぐことにもつながります。

プロジェクト管理における「かんばん方式」の運用とは

以上からもわかるように、かんばん方式は、生産過程や在庫管理など、製造業を中心に浸透した生産管理方式ですが、製造業以外のあらゆる業界にて、プロジェクト管理の手段としても活用されています。

プロジェクト管理においても、生産過程と同様「作業前」「作業中」「作業完了」など、作業フローを大きく区分し、各フェーズにおいて「だれが・いつ・なにを・どのように」行うのか、もしくは行ったのかを可視化します。各プロジェクトメンバーや細分化されたタスク、ならびにチームやプロジェクト全体の進捗状況を随時把握、管理することができます。

製造業における管理と同様、プロジェクトを遂行するうえで発生し得る、時間や人などのリソース、作業の重複などといった無駄の削減を実現し、作業の効率化を図ることができます。

「かんばん方式」を導入する際の前提

製造過程全般や、在庫管理における発注業務、その他業種を問わないプロジェクト管理など、かんばん方式の活用範囲は多岐にわたります。汎用性の高い情報管理手段ではありますが、導入の際に確認すべき前提が複数あり、導入に向いていないケースがあることも、念頭に置いておく必要があるでしょう。
かんばん方式導入にあたり、必要となる前提条件は以下の通りです。

①工程が一定である

もともと、製造現場における生産効率の向上を目的として生み出された「かんばん方式」では、作業工数が一定である業務フローにおいて、作業の効率化を目指すことができます。
そのため、具体的な作業順序に、頻繁に変更が生じたり、イレギュラーな対応が多く発生したりするケースであれば、その都度適切な「(特殊)かんばん」を作成しなければならないため、導入が効果的であるとは言い難いでしょう。

②業務が平準化されている

かんばん方式導入における絶対条件ともいえるのが「業務の平準化」です。
平準化とは、あらゆる時間帯であっても、業務量や品質が平均的であることを意味します。製造業に特化していえば、どの時間軸に分けてみたとしても、生産されている製品または商品の種類と量が一定である状況をさします。

プロジェクト管理では、タスクとリソースの平均化を目指し、状況が次々と変化する中で、各担当者への業務量の偏りが発生するのを防ぐため、チーム内で、各自のタスクバランスが一定かつ維持されている状態をさします。

とりわけ、プロジェクト管理においては、タスクの進捗状況や全体バランスを可視化することで、プロジェクト全体の業務効率向上を図ります。そのため、チームメンバーや管理を行う担当者が固定されているケースであると、大きな効果が期待できるといえるでしょう。

「かんばん方式」導入におけるメリット

「かんばん方式」導入におけるメリットは以下の通りです。

①無駄を省くことができる

「かんばん方式」を導入し、作業の標準化を図ることで、製造過程やプロジェクト遂行における、無駄な作業を徹底的に省くことができます。また、「かんばん」によって作業が具体的に指示されているため、人的ミスの発生を防ぐことができるでしょう。在庫管理でいえば、保有する在庫を基準として発注を行うため、常に適切な在庫量を確保し、余剰在庫や商品ロスの発生を削減することができます。

結果として、作業や在庫だけでなく、作業にかかる時間やコストなどのリソースの削減となり、利益の追求にもつながります。

②情報の一括管理ができる

「かんばん」によって、各フェーズにおける作業の詳細や、プロジェクトの進捗状況などを随時把握することができます。現場における、細かい各作業の管理が容易でない生産現場においては、「かんばん」を作成することで、作業を標準化することで、業務だけでなく課題なども可視化することが可能になります。

プロジェクト管理に関しては、各担当者やタスクの状況を、プロジェクトの全体像を考慮しながら管理することができます。

「かんばん方式」導入におけるデメリット

「かんばん方式」導入の際に、注意すべきデメリットについてご紹介します。

①不足が発生するリスクが高い

作業の微調整が可能な製造業やプロジェクト管理においては、リソースが不足した際に、応急処置を施すことができますが、在庫管理では、かんばん方式を導入することで、かえって欠品状態に陥るリスクを高めてしまうというリスクがあります。
発注するタイミングを示す在庫数を設定する際に、適正在庫や安全在庫、在庫回転率など、数値に基づいて算出するようにしましょう。

②現場や担当者の負担が大きい

「かんばん方式」を導入することで、現場やプロジェクトチーム全体の一元管理が可能になりますが、作成者や管理者への負担が大きくなります。作業の効率化を目的としているにもかかわらず、かえって作業量が増えてしまったという事態にも陥りかねません。
さらに、業務が標準化されることで、作業の無駄を省くことはできますが、各担当者の自由度が失われてしまうため、現場の担当者にとっても負担になり得るリスクもあります。

③導入の効果が得られないこともある

「かんばん方式」を導入するにあたり、その前提条件を満たしている必要があります。さらに、上記2つのデメリットからもわかるように、効果が出るまでに一定の時間を要したり、かえって業務量を増加させてしまったり、などといったリスクもあります。
そのため、「かんばん方式」導入の際には、目的や担当者などをあらかじめ明確に設定し、必要に応じて業務やプロジェクト管理ツールの導入を別途検討する必要があるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
もともと、製造業向けに生み出された「かんばん方式」は、作業工程が一定している生産過程や在庫管理において、業務の効率化を図るうえで、世界中からも注目を浴びる、効果的な手法です。
ただし、効果が得られないケースもあるため、導入目的や社内でのルール、管理者となる担当者などを事前に明確にしておく必要があるでしょう。ぜひ参考にしてみてください！

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