電子契約システムは今話題のペイパーレス・ハンコレスのシステムです。
そんな注目されている電子契約システムに移行したいと思っても、何から手を付けていいのか、何を選定基準にしたらいいのかわからない事業者様も多いのではないでしょうか？
今回は電子契約システムの基本的機能やメリットやデメリットを含め選定ポイントもまとめてみました。

電子契約システムとは？

まず電子契約システムとはどのようなものかをご説明いたします。
インターネット上でPDF形式の契約書に電子署名やスタンプによる押印で契約を完結させるシステムの事を指します。
また、契約締結だけではなく、他のシステムとの連携をする事もできます。
電子契約システムのサービスによっては、あらゆる契約書のテンプレートを無料提供しているところもあり、システム上に承認などのワークフローを追加することができます。
さらに、アカウントを所有していないクライアントと電子契約システムによって契約書を交わしたい時はクラウド上で締結できるサービスを備えている場合もあります。
紙の契約書では数日かけてやりとりをしなくてはいけないような内容でも、この電子契約システムを利用することで場所や時間に囚われずに契約締結を行うことができます。

電子契約システムの種類

電子契約システムは大きく２種類存在しています。
2020年7月の法改正により『立会人型 電子契約書』にも法的効力を持つようになり、従来の『当事者型 電子契約書』に加え電子契約システムは２種類となりました。
具体的に、『当事者型 電子契約書』とは第三者機関の電子認証局の厳格な審査の下発行されるので法的効力が高いところが特徴です。ただ、本人認証のため認証局側から電話確認があるため、取引先への負担も考えられます。
一方『立会人型 電子契約書』はメール認証などのシステムログを使用した認証と電子契約サービスへの登録のみで利用できるため導入はしやすく処理の手間も少ないです。しかし本人認証への懸念事項が多く信頼性にかけるなどのデメリットも存在します。

導入時の選定ポイントとは？

電子契約書の選定基準とは具体的にどのようなものなのでしょうか。
最低限押さえておきたいポイントをまとめてみましょう。

セキュリティ対策が万全か

安全安心に取引するために必ず必要である万全なセキュリティー対策。
インターネット上のやりとりには情報漏洩がつきものであり、そのリスクを削減するためにも
様々なサイバー攻撃に耐えうるセキュリティー対策をするべきです。
つまり電子署名、タイムスタンプの付与、暗号化送受信対応などの対応があるかどうかは選定時の重要なポイントの１つであります。このポイントを抑えればコンプライアンス強化にも繋がります。

既存システムとの連携がスムーズか

既存システムにて取り扱っている書類が対応しているかどうかを確認しておきましょう。業務効率化に繋がります。また、会計管理システムとの連携が可能であれば、契約書のデータ帳簿への自動入力が可能になります。経営面でも効率化を実現できると同時に無駄なコスト削減により収益向上にもつなげることができます。

フリープラン・無料版の有無をチェック

多くのベンダーが用意している無料トライアルやフリープランにも注目しましょう。
既存システムとの互換性も含め無料トライアル中に複数のサービスを比較してより自社に適合するサービスを見つけていきましょう。

電子契約サービス導入のメリット・デメリットやリスクとは？

では、電子契約サービス導入には具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
まとめてみましょう。

メリット１：コスト削減

一番に思い浮かぶ導入のメリットはコスト削減です。
契約書や印刷・製本などのコストが削減できるだけでなく、
郵送費や人件費も削減できます。
また、収入印紙を貼る必要もないので、複雑な金額計算等も削減することが可能です。

メリット２：業務効率化

紙の契約書よりも格段に業務工数を少なくすることができるのも電子契約書のメリットの一つです。
契約作業を全てインターネットオンライン上でできるため、契約のスピードが上がり効率化への貢献度は高いです。
また、紙の契約書を保管する手間や保管コストもかける必要がなくなるので、書類整理にかける

メリット３：コンプライアンス強化

電子署名によって契約書の紛失や不正改ざんなどのリスクはなくなります。
様々な技術が発展してきた現代においては実印含む紙の契約書よりも複製のリスクは少なく、保管したキャビネットに鍵をかけておけば、より安全に利用することができます。

システム比較5選

それでは実際に電子契約書サービスを提供しているシステムを比較してみましょう。
スピーディーな契約締結の実現のためにも実際に解決しなくてはいけない技術的な側面も含め、
多種製品の比較はとても重要です。

NINJASIGN

DocuSign

リーテックスデジタル契約

クラウドサイン

GMO電子印鑑Agree

まとめ

契約締結までのスピードアップやコスト削減には電子契約サービスの利用をおすすめいたします。
法的な側面でもクリアしている事もお分かりいただけたかと思います。
会社の規模や業界によって適合する電子契約サービスの種類もあるかと思いますので、
まずは自社に合ったサービスの選出をしてみてはいかがでしょうか？

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