出荷作業はミスが起こりやすく、生産性が低下してしまう可能性のある業務です。今回は、そんな出荷作業のミスがなくなるような具体的な改善策をご紹介いたします。

物流における出荷作業とは

出荷作業でミスが起きてしまうと生産性をなくすだけでなく、顧客からの信頼性も失ってしまう事になります。そのリスクをなくし正しく出荷をするために出荷管理を行います。
主な出荷作業には以下のような流れがあります。

出荷指示

受注データを入力し、WMSなどに取り込んで管理します。

在庫引当

倉庫内の在庫に出荷予約をするという作業です。
この作業によって販売可能在庫数を把握する事で欠品リスクをなくすことができます。

ピッキング

出荷指示された商品を倉庫の中から探し出して取り出す作業のことを言います。
最もヒューマンエラーを起こしやすい作業であるため、バーコードによる管理などで誤出荷などのリスク軽減を行います。

検品

商品の数や種類が合っているか、破損がないかなどをチェックします。

梱包

出荷前の最後の工程であり、商品の特徴によって最適な材料によって梱包します。

発送

梱包した商品を運送業者に引き渡します。
トラックに積み込むところまで行い、この工程を終えると倉庫内での出荷作業が終わります。

出荷管理の業務内容とは

次に出荷管理の主な業務内容をまとめてみましょう。

出荷指示書作成

まずは出荷される商品の種類や個数などを確認しながら出荷伝票を作成していきます。
また、より効率的な業務を可能にするためには納期に関する確認が特に重要であり、納期の早い商品から進んで作成していく必要があります。
ここで出来上がった出荷伝票が出荷指示書となるため、出荷ミスなどが起こらないように、ミスなく作成します。
更に出荷指示書を作成するタイミングで納品書・受領書・領収書などのその他必要書類も作成していきます。商品によっては個別に作成する必要がある場合もあります。

出荷・納品

出荷指示書と必要書類が出来上がったら、いよいよ出荷・納品です。
納品書や受領書と差異がないように情報確認をする必要があります。

売上伝票作成や取引の記帳

出荷・納品を終えると、納品書・受領書を元に売上伝票を作成します。
更に、売上伝票を作成した後は取引記録を記帳していきます。
これらの作業を行う事によってミスやトラブルを防ぐ事ができます。

出荷業務効率化のための改善方法とは

顧客との円滑な業務を可能にするための適切な出荷業務はどのように行えば良いのでしょうか。
ミスなく行うために出荷管理業務の問題点と改善点をまとめてみましょう。

生産性をあげる改善策

問題点：在庫状況がわからないため、スムーズな顧客対応ができない

改善方法：現在の在庫状況がわからない場合、顧客の注文に対してスムーズに対応する事ができません。また、顧客からは追加注文や注文取り消しなどの要望が入る場合もあり、
そのような場合にもコントロールできるような管理方法で対応する必要があります。
まずは発注リードタイムから把握していきましょう。
発注リードタイムが長期化すると予定外の発注に対応できなくなるため、リードタイムの短縮をこころがけましょう。
次に在庫保管場所を考えます。保管場所を管理する方法としては固定ロケーションやフリーロケーションなどの種類があります。在庫数が多いほどミスが起こりやすかったり、商品の特徴によっては独自の管理方法は必要となるため、自社に適合する管理方法が何かを探していきましょう。
このような在庫管理をスムーズにするために考えるべき管理内容をクリアにしていく事で、正確な在庫状況把握をする事ができ、生産性向上を可能にしていきます。

出荷作業の労力を下げる改善策

問題点：出荷作業には納期があるため、急な作業にも対応する必要がある。

改善策：商品や荷物の大きさや重さに関係なく納期に合わせた業務を行うため、
身体的に疲れやすく、ミスも生まれやすい環境になりがちです。
労働者の負担軽減及びヒューマンエラー削減のためにも倉庫内のロケーションを整頓しましょう。
上記にもあるように倉庫内の保管方法は様々で、商品や自社のスタイルに適合するロケーション方法を導入し、より効率的に商品管理が行えるようにしましょう。効率的な保管方法によって従業員の稼働範囲を減らす事ができ、 ヒューマンエラーなどをなくす事ができます。
更に倉庫管理システムによっては倉庫内の最短距離を算出してくれるナビゲーションツールを導入している場合もあります。
また、自社に適合する保管スタイルがわからない場合は物流コンサルタントの意見を聞いて見るのも一つの手段です。

在庫管理システムを導入後も適正在庫数がわからない時の改善策

問題点：出荷をするために在庫管理をしっかり行う必要があるのですが、
適正在庫数がわからないために出荷作業にも影響が出てしまう事があります。

改善策：自社が導入しているシステムが在庫管理システムで得たデータを元に需要予測ができる機能がついているか確認しましょう。
システムにも種類は多くあり、需要動向を常に把握できるような機能がついているシステムを選出すると良いでしょう。

出荷時のラベル貼りの手間を軽減したい時の改善策

問題点：出荷作業の中でもミスの起きやすいラベル貼り。
人員のみでの作業には量にも限界があります。

改善策：ラベル貼付機を導入する事で、生産性とミス削減のどちらも可能にできます。
また、梱包作業も機械に任せる事もできるため、更に効率化を実現する事ができるでしょう。

WMS（倉庫管理システム）を導入して出荷業務の悩みを一掃

出荷管理の業務内容は多く、体力をかなり必要とします。
その中でも確実に顧客を満足させられる仕事をしていくためにはWMSの有効活用をおすすめします。というのも、出荷作業は単純な作業でもあるので、システムにアウトソースしやすい側面もあります。システムに管理してもらうことによって、浮いた労力やコストを別の分野の業務に生かしていきましょう。特に人件費は削減できるという予想がつきます。

システムを導入する場合は選定にいくつかのポイントがあります。
自社が足りていない機能は何か、システムの得意な業種は何か、など現場の声もしっかりヒアリングした上で明確にしましょう。
また、外部に倉庫を委託いている場合や既に自社で導入している基幹システムがある場合は、そのシステムとの互換性も選出の際に注意するポイントと言えるでしょう。
更に、セキュリティーやサポートの側面でもクリアできるか確認しましょう。
何か緊急事態が起こってしまった時にもサポートしてくれるような業務体制であることは重要なポイントです。

しかしそんなWMSにもデメリットは存在します。
例えば新しく WMSを導入した場合、そのシステムを扱えるようになるための担当者へ操作を教育しなくてはいけません。そのためにかかる人件費や時間的コストも考慮する必要があります。
闇雲に導入するのではなく、このようなデメリットを考慮しながら導入しても利益に繋がると判断した時に導入を決めましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
出荷管理業務を効率化するためにはまず在庫や倉庫の管理を最適化する必要がある事をおわかりいただけましたでしょうか。
出荷管理業務は体力勝負であると言われていますが、なるべく従業員の負担を軽減できるように最適な施策を考えていきましょう。

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